第一章 总 则
第一条 为了加强人事档案工作，提高科学管理水平，有效地保护和利用档案，为组织人事处全面地考察了解干部和正确选拔使用人才提供依据，为学院积累档案史料，根据《中华人民共和国档案法》《党政领导干部选拔任用工作条例》《干部人事档案工作条例》的精神，制定本办法。
第二条 人事档案是组织、人事等有关部门，按照党和国家的干部人事政策，在培养、选拔和任用干部等工作中形成的记载个人经历的相关材料。
第三条 人事档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保人事档案的完整与安全。
第四条 学院教职工的人事档案由学院人事处统一管理。
第二章 档案材料的收集范围
第五条 在人事工作中形成的履历表、简历表、登记表、自传和属于自传性质的材料等。
第六条 考察、考核干部工作中形成的有关材料：民主评议干部的综合材料、组织审定的考察材料、职工定期考核材料、年度考核登记表、鉴定材料、后备干部登记表（提拔使用后归档）等材料。
第七条 审计工作中形成的有关材料：主要涉及干部个人的审计报告或审计意见材料、离任审计考核材料。
第八条 国民教育、成人教育、考生登记表，学习成绩表，毕业生登记表、鉴定表，授予学位的材料，学历证明书；培训结业成绩登记表、学习鉴定，博士后研究人员工作期满登记表等材料。
第九条 评审（考试）专业技术职称（资格）和聘任专业技术职务工作形成的有关材料：专业技术职务任职资格评审表、专业技术资格考试成绩合格登记表以及工人技术等级考试（考核）材料。
第十条 政审工作中形成的材料：调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或情况说明材料；作为结论依据的调查证明、证据等材料。
第十一条 更改姓名、民族、出生日期、国籍、入党入团时间、参加革命工作时间等工作中形成的有关材料：个人申请、组织审查报告及所依据的证明材料、上级批复等材料。
第十二条 党、团组织建设工作中形成的有关材料：
一、中国共产党入党志愿书（已批准转正的）、入党申请书（1-2份系统、全面的）、预备党员转正申请书、自传、综合性政审材料及有关的证明、考察材料；党员登记表；取消预备党员资格的组织意见（记载组织意见的入党志愿书可收集归档）；退党材料；
二、中国共产主义青年团入团志愿书、申请书、团员登记表、退团材料；
三、加入民主党派的有关材料。
第十三条 在校级以上表彰奖励活动中形成的有关材料：劳动模范、先进教师、先进工作者、有突出贡献优秀专家、国家科技奖、优秀党务工作者、优秀党、团员审批（呈报）表，先进事迹材料，各种业务技术奖励等材料。
第十四条 纪检、监察、法院和行政管理等部门工作中形成的有关材料：处分决定、免予处分的意见、核实（调查）报告、本人检查交待材料；全校通报批评材料；法院判决书、离婚材料等。
第十五条 干部任免及干部聘用工作中形成的材料：干部任免审批（呈报）表（包括所附的考察材料）；聘干审批表（包括所附的考察材料）。
第十六条 办理工资、待遇等工作中形成的材料：转正定级审批表、工资变动审批表、提职晋级和奖励工资审批表；享受专家特殊津贴的呈报表；解决各种待遇问题的审批表、批复材料等。
第十七条 出国、出境人员审批表、备案表。
第十八条 出席县（区）级以上党代会、人代会、政协会议和校级以上团代会及教、工、青、妇等群众团体代表会、民主党派代表会议工作中形成的有关材料：代表登记表、委员简历、政绩材料等。
第十九条 处理工伤事故工作形成的有关材料：体检表、工伤致残诊断书、工伤认定报告。
第二十条 办理离退休工作中形成的有关材料：离、退休审批表。
第二十一条 办理教职工去世后的相关材料。
第二十二条 其他可供组织参考、有保存价值的材料。第三章 档案的收集方法
第二十三条 各组织人事纪检监察和教育培训、审计、党政等部门，都应健全人事档案材料归档的制度，并认真贯彻执行。
第二十四条 干部人事档案管理部门要强化督促指导和责任落实，应掌握形成干部人事档案材料的信息，建立联系制度，不失时机地向有关部门收集新形成的干部人事档案材料，确保应收尽收，齐全规范。
第二十五条 干部人事档案管理部门要严格审核把关，确保提供或收集到的材料内容真实、信息准确、填写规范、手续完备，发现有关部门送交的归档材料不符合归档要求时，应及时通知形成材料的部门补交或补办手续。对审核把关不严造成不良影响的，要坚决查处问责，形成干部人事档案材料的部门，有责任按规定认真办理。发现提供虚假材料的，要及时倒查追究相关人员的责任。
第二十六条 学院组织人事处应根据上级要求和实际工作的需要，适时布置填写《干部履历表》或《干部履历补充表》等，及时充实档案内容。
第四章 档案的归档与整理
第二十七条 归档的材料应完整齐全、内容真实，文字清楚、对象明确，手续完备。由组织形成的材料有形成的时间和组织印章，个人撰写材料有形成的时间和本人签字。
第二十八条 人事档案材料的载体一般应使用国际标准A4型（长297毫米，宽210毫米）的公文用纸，材料左边应当留有20-25毫米装订边。文字不得用圆珠笔、铅笔、红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得使用复印件代替原件存档。
第二十九条 收集的材料应及时归档，对档案进行定期整理。在整理过程中，做到：鉴别认真，分类准确，目录清楚，编排有序，加工合理，装订美观。
第五章 档案的利用和查阅
第三十条 提供利用的范围：
一、涉及教职工入党（团）、考察、任免、调动、政治审查、组织处理、复查或甄别历史案件、福利待遇、退（离）休、治丧等，可查阅档案。
二、因编写史志了解情况，而当事人病重不能书写或口述的、可提供有关部分材料。
三、纪检、监察、公安、保卫部门因工作业务需要，了解人事档案有关情况时，可提供有关部分材料。
第三十一条 因工作需要查（借）阅档案，须遵守以下规定：
一、查（借）阅人员必须是政治上可靠的人员。
二、查（借）阅前，须填写《查（借）阅人事档案登记表》，并经组织人事处负责人批准。
三、任何个人不得查阅或借用本人及直系亲属的档案。
四、档案原则上不外借。确因特殊情况必须借用，应写明借阅理由，经组织人事处负责人批准后，方可借出，并按期归还。
五、需摘录或复制档案材料的有关内容，应征得档案管理人员同意，并办理登记手续。
第六章 档案的转递
第三十二条 转递干部人事档案和档案材料，必须做到及时、完整、准确、安全、保密，不得扣留档案材料或分批转出。
第三十三条 干部因工作调动或职务变动转出档案，档案工作人员须在接到调档函后，根据调档函上期限将档案转给新的主管单位。
第三十四条 干部人事档案应通过机要交通转递，严禁将干部人事档案交本人自带或公开邮寄，如外单位派专人来提取，必须持其单位党委组织部出具的介绍信，一般介绍信不予办理。
第三十五条 寄出档案应在封口处加盖公章或贴密封签。
第三十六条 收到的档案经核对无误后，应在回执上签名盖章，立刻退回回执；转出的档案，逾期1个月未退回回执的，应发函或打电话询问，以防丢失。
第三十七条 对已出现的“无头档案”，应认真查找。确属查不到人员下落，又有保存价值的档案或档案材料，应转至当事人的原单位保存。
第三十八条 人事档案应通过机要交通转递或派2位及以上的档案专员送取，不准邮寄或由其本人及亲属自带。
附 则
第三十九条 本办法由院组织人事处负责解释。
第四十条 本办法自公布之日起执行。
湖南艺术职业学院
2020年7月14日
